Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order sai sót, nhầm lẫn hóa đơn của khách hay doanh thu thâm hụt mà không biết lý do,… là những vấn đề thường gặp phải. Để cải thiện tình trạng đó, phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời giúp quy trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm được phát triển để ứng dụng công nghệ vào việc quản lý kinh doanh quán cafe. Thông qua hệ thống phần mềm này, bạn dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ như: order món và thanh toán, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán,…
Bạn đã hoặc sắp mở một quán cafe. Chúng tôi hiểu những khó khăn ban đầu khi bạn bắt đầu kinh doanh. Những khó khăn mình hay nghe của các khách hàng sử dụng phầm mềm quán cà phê thường sẽ như thế này:
- Nhân viên order cho khách khá chậm, đôi thi sai món làm khách hàng khó chịu. 1 ca tới 4 bạn nhân viên mà vẫn làm không hết việc;
- Tính tiền cho khách thì lâu, đôi lúc còn tính tiền sai sai nên khách họ phàn nàn;
- Thống kê doanh thu, kết quả kinh doanh khá mệt. Tối nào về cũng phải dở sổ sách ra đối chiếu, xem lại có đúng không. Việc này khiến bạn tốn rất nhiều thời gian để vận hành quán, thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác cũng bị giảm đi;
- Kho hàng, thu chi tiền còn nhiêu hay nhiêu. Nên cảm giác bức rức khó chịu khi thống kê kinh doanh. Liệu rằng một sáng sớm thức giấc bạn có bao giờ tự hỏi việc kinh doanh có tốt không và nó đang như thế nào chưa. Thật sự rất khó khi không có những báo cáo hoạt động kinh doanh cụ thể.
Tại Việt Nam không quá 20% quán cafe đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm tính tiền, phần mềm quản lý kho hàng. Phần vì ngại thay đổi cách quản lý truyền thống, phần vì nghĩ rằng mình quản lý như vậy đã ổn rồi. Tuy nhiên rất nhiều quán vượt qua những suy nghĩ và bắt đầu dùng phần mềm quản lý quán cafe. Hầu hết họ rất hài lòng vì sự tiện lợi mà nó mang lại.
Phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán giải quyết tất tần tật các nhu cầu quản lý trong quán cafe. Bằng cách áp dụng phần mềm vào quản lý, cửa hàng sẽ được vận hành nhanh hơn, đơn giản và chính xác hơn. Từ đó chủ quán sẽ có nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng, có thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác.
2. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý quán cafe
- Bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng và chuẩn xác tuyệt đố
- Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn
- Nhân viên phục vụ order và ghi món nhanh chóng
- Hỗ trợ bộ phận pha chế, nhà bếp không sót đồ uống
- Hỗ trợ thu ngân in bill chuẩn xác, thu tiền nhanh chóng
- Báo cáo doanh thu từ xa chi tiết, chặt chẽ bằng điện thoại
- Quản lý chi phí chặt chẽ, giảm thất thoát
- Quản lý kho hàng quán cafe chuẩn, nhập xuất tồn tính định lượng nhanh
3. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS là một trong những giải pháp được nhiều cửa hàng kinh doanh ăn uống sử dụng nhất hiện nay. Đây là sản phẩm được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt và toàn diện dành cho ngành F&B tại Việt Nam. iPOS.vn đến nay đã có 10 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 50.000 quán trà sữa, quán cafe,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau như The Coffee House, Cộng Cà phê, Gong Cha,…
Tính năng nổi bật
Ghi nhận order nhanh chóng bằng công nghệ real-time
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cafe iPOS, quy trình order sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Với giao diện bán hàng thân thiện, menu hiển thị trực quan, dễ nhìn và dễ tìm kiếm, nhân viên có thể thực hiện thao tác order nhanh chóng trên máy tính bảng hoặc máy POS. Ngay lập tức, mọi thông tin order sẽ được chuyển tới thu ngân và khu vực quầy bar (quầy pha chế) thông qua máy in order. Mọi yêu cầu thêm món, đổi món hay hủy món được tiếp nhận và chuyển đến các bộ phận liên quan kịp thời và chính xác.
Kiểm soát hoạt động và tối ưu hiệu suất khu vực pha chế
Sau khi nhân viên order xong cho khách hàng thì ngay lập tức máy in order tại khu vực quầy pha chế sẽ in đầy đủ thông tin order theo đúng thứ tự và các nhân viên pha chế có thể bắt tay vào làm đồ uống ngay. Bộ phận pha chế cũng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng các đơn hàng, đơn nào trước đơn nào sau, đơn nào đã hoàn thành, đơn nào đang đợi lâu, danh sách và số lượng các món giống nhau đang cần làm,… thông qua màn hình hiển thị KDS. Nhờ đó các nhân viên pha chế có thể xử lý các đơn order nhanh chóng và hiệu quả hơn, tránh trường hợp bỏ sót khiến khách hàng phải chờ đợi lâu.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền chính xác
Mọi thao tác từ tính tiền, điều chỉnh hóa đơn, kiểm đồ và in tạm tính cho đến thanh toán, in hóa đơn đều được thực hiện nhanh gọn trên phần mềm quản lý quán cafe iPOS. Nhân viên thu ngân còn có thể thực hiện các hoạt động áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn,… chính xác. Hiện nay, phần mềm iPOS hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,…
Gia tăng trải nghiệm cho khách hàng với các giải pháp order hiện đại
Với phần mềm quản lý quán cafe iPOS, bạn có thể sử dụng kết hợp giải pháp Menu điện tử iPOS O2O. Khách hàng của bạn có thể tự thực hiện order bằng cách sử dụng smartphone cá nhân để quét mã QR Code tại bàn và thanh toán ngay bằng ví điện tử Momo hoặc ZaloPay. Menu điện tử vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân sự vừa mang lại trải nghiệm mới tốt hơn cho khách hàng, giải quyết bài toán quá tải vào những thời điểm đông khách.
Quản lý doanh thu chặt chẽ với hệ thống báo cáo đặc thù
Hệ thống báo cáo của phần mềm iPOS sẽ giúp bạn theo dõi chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh, cụ thể như doanh thu bán hàng, số lượng đơn hàng, số voucher và khuyến mãi đã sử dụng, tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán, số tiền mặt trong két,… Tất cả các lịch sử hóa đơn sửa/hủy do nhân viên thực hiện đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi, phát hiện sớm cũng như tránh những gian lận gây thất thoát.
Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động
Với phần mềm quản lý quán cafe iPOS, bạn có thể quản lý mọi hoạt động kinh doanh từ xa như số lượng bàn đang mở, hóa đơn bán bán hàng, doanh thu theo thời gian thực,… thông qua ứng dụng di động iPOS Manager. Ngoài ra, ứng dụng có tính năng Kế toán VO cho phép chủ quán phân loại và theo dõi các khoản thu chi, kiểm soát biến động dòng tiền và theo dõi kế hoạch tài chính trong kinh doanh. Tính năng mở rộng Trợ lý ảo FABi có khả năng phân tích tình hình doanh thu của quán, đưa ra dự báo trong tương lai, so sánh doanh thu với dữ liệu của thị trường cũng là một ưu điểm của iPOS Manager.
Quản lý tồn kho – hỗ trợ hoạt động kế toán hiệu quả
Để giúp các chủ quán quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn, iPOS.vn cung cấp phần mềm quản lý kho iPOS Inventory và phần mềm kế toán iPOS Accounting tích hợp cùng phần mềm quản lý quán cafe iPOS. Với những công cụ này, bạn dễ dàng xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món đồ uống, quản lý hàng hóa xuất nhập tồn, kiểm soát nguyên vật liệu được sử dụng, các nguyên vật liệu hỏng hay sắp hết hạn, kết nối với nhà cung cấp,… Mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực giúp bạn nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình kho để lên kế hoạch mua hàng và điều chỉnh phù hợp nhất.
Phần mềm kế toán iPOS Accounting được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Vì được đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý bán hàng, các bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, phí dịch vụ, thuế sẽ được tự động ghi nhận khi có giao dịch phát sinh theo đúng quy định kế toán hiện hành, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán tại quán cafe.
Quản lý và chăm sóc khách hàng
Quản lý và chăm sóc khách hàng là một nhu cầu quan trọng đối với ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống hiện nay. Với iPOS CRM, bạn có thể thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng thông qua hình thức nhân viên nhập tay trên phần mềm quản lý hoặc khách hàng tự đăng ký qua Zalo/Facebook bằng cách quét QR Code. Sau đó, chủ quán có thể theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,… sao cho hiệu quả nhất.
Xây dựng kênh bán hàng online miễn phí
Khi sử dụng phần mềm iPOS, chủ kinh doanh còn có thể dễ dàng tự tạo một website có công năng đặt hàng và thanh toán hoàn toàn miễn phí với công cụ iPOS WebOrder. Giải pháp hỗ trợ khách hàng khởi tạo kênh bán và kinh doanh không mất chiết khấu trên mỗi đơn hàng. iPOS WebOrder cung cấp đầy đủ đặt hàng, thanh toán, theo dõi tình trạng đơn hàng, báo cáo chuyên nghiệp và kết nối với các đối tác thanh toán và vận chuyển chuyên nghiệp như MoMo, AhaMove hay GrabExpress, hỗ trợ kinh doanh online dễ dàng, thuận lợi hơn.
Nền tảng và thiết bị
iPOS.vn đang cung cấp 2 loại phần mềm quản lý quán cafe là POS PC (dạng On-promises, cài đặt trên nền tảng Windows, mua 1 lần dùng trọn đời) và FABi (dạng Cloud, sử dụng trên nền tảng Android, trả phí theo năm). Cả 2 loại phần mềm đều có thể đồng bộ trên nhiều thiết bị, hỗ trợ thực hiện thao tác order bán hàng trên máy tính, máy POS bán hàng, máy tính bảng hoặc điện thoại di động tùy vào nhu cầu sử dụng.
Mô hình phù hợp
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS đáp ứng tất cả các quy mô nhà hàng, quán cafe từ nhỏ lẻ đến chuỗi lớn, giúp giảm tải công việc của nhân viên và nâng cao hiệu quả vận hành nhà hàng, quán cafe.
Có thể thấy phần mềm quản lý quán cafe hiện nay đang được rất nhiều chủ quán quan tâm. Tuy nhiên những e ngại về mặt chi phí, khả năng sử dụng cũng như những băn khoăn về các tính năng khiến không ít chủ quán đắn đo về việc ứng dụng cho cửa hàng cũng như lựa chọn phần mềm nào. Hy vọng rằng giải pháp phần mềm quản lý mà iPOS.vn cung cấp sẽ là lựa chọn tin cậy giúp bạn quản lý và vận hành quán cafe hiệu quả hơn.
Để lại một phản hồi